Informativa sulla privacy

Versione 1.2 · Ultimo aggiornamento: 10 ottobre 2026

1. Introduzione e quadro legale

La presente Informativa sulla privacy descrive il modo in cui i dati personali sono raccolti e trattati nell'ambito dell'applicazione Workin (https://app.workin.app) e del sito vetrina (https://workin.app), editi da Pi-Com Sàrl. È redatta nel rispetto:

• della legge federale svizzera sulla protezione dei dati (nLPD svizzera (LPD riveduta)), riveduta e in vigore dal 1° settembre 2023, e della sua ordinanza (OPDo);
• del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR, Regolamento (UE) 2016/679), quando si applica (utenti o aziende clienti situati nell'UE / nel SEE).

2. Ruoli: titolare del trattamento e responsabile del trattamento

Workin interviene a un duplice titolo a seconda dei dati interessati:

• Pi-Com Sàrl è RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO per i dati che l'azienda cliente e i suoi membri inseriscono in Workin: i dati dei dipendenti (timbrature, ore, geolocalizzazione, ferie, certificati medici, ecc.) e i dati del modulo Progetti (clienti e i loro contatti, progetti, documenti, tempo per progetto). In questo caso, è l'azienda cliente che è titolare del trattamento. Le condizioni di questa attività di responsabile del trattamento sono precisate nell'Accordo sul trattamento dei dati (DPA), disponibile su richiesta.
• Pi-Com Sàrl è TITOLARE DEL TRATTAMENTO per: i dati di account degli amministratori e la gestione del rapporto contrattuale (registrazione, abbonamento, fatturazione, supporto); i dati del sito vetrina; i dati tecnici necessari alla sicurezza e al funzionamento del Servizio (log, monitoraggio degli errori).

Recapiti:

• Titolare del trattamento: Pi-Com Sàrl, Rue de Lausanne 22, 1030 Bussigny, Svizzera
• IDE / registro: CHE-490.271.650
• Contatto « privacy »: app@workin.app

Essendo Pi-Com Sàrl stabilita in Svizzera e non essendo il trattamento di dati di persone situate nell'UE realizzato su larga scala in modo regolare, Pi-Com non ha, allo stato attuale, designato un rappresentante nell'UE (art. 27 GDPR) né un responsabile della protezione dei dati (DPO). Questa valutazione è rivista in funzione dell'evoluzione dell'attività.

3. Categorie di dati raccolti

3.1. Dati di account e di identità

Nome, cognome, indirizzo e-mail (Firebase Authentication); password (con hash, mai accessibile in chiaro da Pi-Com); indirizzo postale (opzionale); lingua e tema preferiti; ruolo (amministratore, manager, dipendente) e azienda/e di appartenenza.

3.2. Dati relativi al tempo di lavoro (dipendenti)

Timbrature (orari di inizio/fine, pause, durate nette, sessioni multiple); timeline con marca temporale degli eventi; tipo di dispositivo utilizzato per la timbratura; parametri contrattuali (percentuale di attività, ore al giorno, periodi di impiego, tipo di contratto, saldi e riporti); ore straordinarie e relativo pagamento.

3.3. Dati di geolocalizzazione

Posizione GPS (latitudine, longitudine, precisione) catturata a ogni evento di timbratura (inizio, pausa, fine) quando la geolocalizzazione è attivata. È disattivata per impostazione predefinita: è l'azienda ad attivarla (formula Pro). Ogni membro può allora disattivarla per sé in qualsiasi momento in « Il mio profilo »; la sua scelta viene registrata (data, stato). Il browser chiede inoltre l'autorizzazione ad accedere alla posizione. L'indirizzo corrispondente non viene memorizzato: è calcolato al momento della visualizzazione per geocodifica inversa (Nominatim / OpenStreetMap, vedi § 6).

3.4. Dati di ferie e di assenze

Richieste di ferie (date, tipo di assenza, motivo, stato, giorni lavorativi, commenti) e certificati medici caricati come allegato (vedi 3.5).

3.5. Dati sensibili / particolarmente degni di protezione

Alcuni dati rientrano nelle categorie particolari (art. 9 GDPR) e nei dati sensibili (art. 5 lett. c nLPD svizzera (LPD riveduta)):

• Certificati medici (dati sanitari): file caricati come giustificativi, archiviati in Firebase Storage. L'accesso è limitato al dipendente interessato, agli amministratori e al manager designato. Questi file sono cancellati definitivamente all'eliminazione dell'account del dipendente o dell'azienda;
• Dati che rivelano lo stato di salute tramite i tipi di assenza (malattia, infortunio, maternità, paternità);
• Geolocalizzazione (che può rivelare spostamenti / abitudini).

Il trattamento di questi dati rientra nella responsabilità dell'azienda cliente (datore di lavoro), che deve disporre di una base giuridica appropriata (cfr. § 5).

3.6. Dati di fatturazione e di abbonamento

Stato dell'abbonamento (formula, numero di postazioni, valuta, stato, date); identificativo cliente Stripe e storico di fatturazione (gestiti da Stripe). I dati della carta di credito sono trattati esclusivamente da Stripe e mai memorizzati da Pi-Com (che riceve solo il marchio e le ultime 4 cifre per la visualizzazione).

3.7. Dati tecnici, log e monitoraggio

Log server (Google Cloud Logging / Error Reporting); report di errori e misurazioni delle prestazioni dell'applicazione tramite Sentry, inviati senza nome né indirizzo e-mail ma con identificativi tecnici (azienda, membro, data interessata), vedi § 11; dati di limitazione della frequenza (contatori per indirizzo IP, indirizzo e-mail o identificativo); segnali anti-abuso trattati da reCAPTCHA Enterprise (App Check); dati archiviati localmente nel browser (cfr. § 8).

3.8. Dati del connettore Assistente IA

Quando l'azienda attiva il connettore Assistente IA (piano Pro) e un membro vi collega un assistente di sua scelta, Workin tratta:

• Connessioni: l'identificativo del membro, il nome dichiarato dall'applicazione connessa e il suo dominio di ritorno, il livello concesso (sola lettura o lettura e scrittura), le date di creazione e di ultimo utilizzo. I token di accesso sono conservati solo sotto forma di impronta (hash); non possono essere riletti. Una connessione è conservata fino alla sua revoca o dopo 90 giorni di inutilizzo, poi cancellata entro 30 giorni. Le impronte dei token di una connessione revocata sono cancellate al più tardi 90 giorni dopo.
• Registrazioni delle applicazioni connesse: metadati tecnici forniti dall'applicazione (nome, indirizzi di ritorno), cancellati dopo 90 giorni di inutilizzo (30 giorni se l'applicazione non è mai stata utilizzata).
• Token personali di amministrazione: etichetta, date di creazione e di ultimo utilizzo; viene conservata solo l'impronta del token, fino alla sua revoca.
• Registro: per ogni azione di un assistente, la data, il membro, l'azione, l'elemento interessato e un riepilogo (ad esempio «90 min il 22.09.2026 su Sito web»). Per una giornata di timbratura o un tempo di progetto, il registro conserva anche lo stato prima e dopo la scrittura (ore di inizio e di fine, pausa, nota, ripartizione per progetto) e, per una giornata eliminata, la sua copia completa, al fine di poterla ripristinare. Ogni membro legge le righe delle azioni che ha richiesto; l'amministrazione legge l'intero registro.
• Versioni: il testo sostituito da un assistente (testo di progetto o pagina), conservato per consentirne il ripristino (20 versioni per elemento).

Finalità: fornire il servizio richiesto dal membro, consentire all'azienda di controllare ciò che fanno gli assistenti (registro, revoca, limite di sola lettura), riparare una scrittura indesiderata, proteggere il servizio (limitazione della frequenza delle richieste, rilevamento del riutilizzo dei token). Base giuridica: esecuzione del contratto e interesse legittimo alla sicurezza.

Fornitore dell'assistente. I dati letti da un assistente sono trasmessi al fornitore dell'assistente scelto e connesso dal membro stesso: nomi di clienti, progetti e attività, stati, scadenze, assegnazioni, stime, importi e tempi per progetto; testi e pagine consultati; nomi e cognomi dei membri e dei collaboratori esterni; tempo inserito per progetto; giornate di timbratura (data, ore di inizio e di fine, pausa, durata netta, nota, ripartizione per progetto, cronometro in corso) del membro e, se è amministratore o manager, dei membri che gestisce. Tale fornitore non è un responsabile del trattamento di Pi-Com: tratta questi dati secondo le proprie condizioni e la propria informativa sulla privacy, sotto la responsabilità dell'azienda utilizzatrice e del membro. Il connettore non dà mai accesso a richieste di ferie, tipi e motivi di assenza, certificati medici, saldi, contratti, stipendi, geolocalizzazione, recapiti dei clienti, indirizzi e-mail dei membri, file allegati né impostazioni; può soltanto segnalare che una giornata è un'assenza, senza indicarne il tipo né il motivo.

3.9. Dati del modulo Progetti

Quando l'azienda utilizza il modulo Progetti, Workin tratta:

• le schede clienti dell'azienda: nome, riferimento, indirizzo, persona di contatto, e-mail, telefono, nota;
• i progetti e le attività: nome, stato, scadenza, stima, importo, assegnazione, testi;
• i documenti: pagine redatte e file caricati;
• il tempo inserito per progetto: data, durata, nota, autore;
• i collaboratori esterni (persone senza account, designate da un'etichetta) e i team.

Questi dati possono riguardare terzi, ad esempio i contatti dei clienti dell'azienda, che ne è titolare. Un elemento spostato nel cestino viene conservato per 60 giorni prima della sua eliminazione definitiva.

3.10. Notifiche sul dispositivo

Quando un membro attiva le notifiche su un dispositivo, Workin registra l'abbonamento di tale dispositivo: indirizzo tecnico fornito dal servizio di notifica del browser, chiavi di cifratura, tipo di browser, data. Le notifiche (cronometro rimasto aperto, ferie, convalida del mese, avvisi di tempo stimato) transitano cifrate attraverso tale servizio (Google, Apple, Mozilla o Microsoft); il loro testo può contenere un nome di azienda, di progetto o di membro. L'abbonamento viene eliminato quando il membro disattiva le notifiche, quando il servizio lo dichiara non valido o all'eliminazione dell'account.

3.11. Integrazioni

Quando un amministratore collega un servizio di terzi (ClickUp, formula Pro), Workin importa e sincronizza, su istruzione dell'azienda: i membri dello spazio ClickUp (nome, e-mail), le liste e le attività (nome, stato, scadenza, assegnazione, descrizione, allegati), i documenti e i tempi inseriti. Il token di accesso viene conservato cifrato e cancellato alla disconnessione del servizio; i dati importati restano in Workin.

4. Finalità del trattamento

5. Basi giuridiche

Lato azienda cliente (titolare del trattamento dei suoi dipendenti; basi indicative): esecuzione del contratto di lavoro (art. 6(1)(b) GDPR; art. 31 LPD); obbligo legale (art. 6(1)(c) GDPR) per la conservazione dei dati di durata del lavoro; legittimo interesse (art. 6(1)(f) GDPR) per l'organizzazione interna e la prevenzione degli abusi; consenso (art. 6(1)(a) e 9(2)(a) GDPR) per la geolocalizzazione e, se del caso, i dati sanitari. La qualificazione precisa spetta a ciascuna azienda titolare.

Lato Pi-Com (titolare del trattamento): esecuzione del contratto (CGU / abbonamento); obbligo legale (conservazione contabile); legittimo interesse (sicurezza, prevenzione delle frodi, monitoraggio, miglioramento del Servizio).

6. Responsabili del trattamento e destinatari

Pi-Com si avvale dei seguenti responsabili del trattamento, selezionati per le loro garanzie di sicurezza. Nessuno è autorizzato a utilizzare i dati per fini diversi dalla fornitura del proprio servizio a Pi-Com.

Altri destinatari. I seguenti servizi ricevono dati senza essere responsabili del trattamento di Pi-Com:

• Servizi di notifica dei browser (Google, Apple, Mozilla, Microsoft): instradano le notifiche che un membro ha attivato (vedi 3.10); il loro contenuto è cifrato end-to-end.
• OpenStreetMap (Nominatim): quando una persona autorizzata visualizza l'indirizzo di una timbratura geolocalizzata, il suo browser invia le coordinate a questo servizio, che vede anche il suo indirizzo IP.
• Servizio di terzi collegato dal Cliente (ad esempio ClickUp, vedi 3.11): Workin vi legge i dati che il Cliente sceglie di importare; nessun dato di Workin vi viene inviato.
• Fornitore di un assistente IA connesso da un membro (vedi 3.8): è scelto e connesso dal membro, che gli trasmette dati di Workin sotto la responsabilità dell'azienda utilizzatrice.

I caratteri tipografici dell'applicazione (Arimo, Inter) sono auto-ospitati: nessuna richiesta è inviata ai server Google Fonts. L'applicazione non utilizza alcuno strumento di analisi del pubblico; solo il sito di presentazione ne utilizza uno, con il tuo consenso (vedi § 8.2).

7. Trasferimenti di dati al di fuori della Svizzera / dell'UE

I dati dell'applicazione sono ospitati in Svizzera e nell'Unione europea (vedi § 6). Alcuni responsabili del trattamento possono trattare dati negli Stati Uniti: Resend, l'entità statunitense di Stripe, Google LLC e Functional Software, Inc. (Sentry) in qualità di case madri, Google Analytics per il sito. Questi trasferimenti sono regolamentati da garanzie appropriate, in particolare le Clausole Contrattuali Tipo (CCT) della Commissione europea (art. 46 GDPR) e le clausole tipo riconosciute dall'IFPDT per i trasferimenti dalla Svizzera, se del caso integrate dall'adesione del destinatario al Data Privacy Framework (DPF) UE-Stati Uniti e alla sua estensione svizzera. Gli altri destinatari citati al § 6 (servizi di notifica, OpenStreetMap, fornitore di assistente IA) trattano i dati secondo le proprie condizioni, se del caso al di fuori della Svizzera e dell'Unione europea.

8. Cookie, misurazione del pubblico e archiviazione locale

8.1 Elementi strettamente necessari (senza consenso)

L'applicazione Workin si basa sull'archiviazione locale del browser (localStorage, sessionStorage, IndexedDB) e sull'autenticazione Firebase, strettamente necessarie al funzionamento del Servizio:

Essendo questi elementi strettamente necessari, non richiedono un consenso preliminare.

8.2 Misurazione del pubblico del sito (con consenso)

Il sito di presentazione workin.app utilizza Google Analytics 4 (caricato tramite Google Tag Manager) per misurare il traffico e migliorare il contenuto. Questi cookie di misurazione sono depositati solo dopo il tuo consenso esplicito (banner mostrato alla tua prima visita); l'indirizzo IP è anonimizzato. Puoi rifiutare o modificare la tua scelta in qualsiasi momento tramite il link « Gestisci i cookie » in fondo alla pagina. Il trattamento è operato da Google Ireland Ltd / Google LLC; un eventuale trasferimento al di fuori dell'UE/Svizzera è regolamentato da garanzie appropriate (clausole contrattuali tipo). La tua scelta viene memorizzata nel tuo browser (workin-consent).

9. Durate di conservazione

Restrizione legata al diritto del lavoro: un dipendente ancora attivo in almeno un'azienda non può auto-eliminarsi. L'eliminazione deve essere preceduta da una rimozione da parte del datore di lavoro, a causa degli obblighi legali di conservazione dei dati di monitoraggio del tempo.

Spazi eliminati: quando uno spazio viene eliminato, dal suo amministratore o per inattività (spazi gratuiti, 60 giorni dopo l'ultima apertura e dopo due avvisi via e-mail, conformemente al principio di proporzionalità della LPD), una copia tecnica dei suoi dati, senza i file, viene conservata per 180 giorni a fini di sicurezza, poi cancellata. Quando uno spazio viene eliminato, il suo abbonamento a pagamento viene disdetto e l'accesso a ClickUp viene rimosso da Workin.

10. Diritti degli interessati

In conformità alla LPD e al GDPR, ogni persona dispone dei seguenti diritti: accesso (art. 25 LPD; 15 GDPR), rettifica (art. 32 LPD; 16 GDPR), cancellazione (art. 17 GDPR; 32 LPD), portabilità (art. 28 LPD; 20 GDPR) (Workin propone un export JSON dei tuoi dati di tempo e di assenze da « Il mio profilo »), opposizione (art. 21 GDPR; 30 LPD), limitazione (art. 18 GDPR) e revoca del consenso in qualsiasi momento (in particolare geolocalizzazione).

Modalità di esercizio: per i dati trattati da Pi-Com in qualità di responsabile del trattamento (dati dei dipendenti), la persona si rivolge in linea di principio al proprio datore di lavoro (l'azienda cliente titolare); Pi-Com la assiste. Per i dati di cui Pi-Com è titolare (account amministratore, fatturazione), le richieste sono indirizzate a app@workin.app. La risposta avviene entro i termini legali (in linea di principio 30 giorni). L'identità del richiedente può essere verificata prima del trattamento della richiesta.

11. Sicurezza

Pi-Com adotta misure tecniche e organizzative appropriate, in particolare: cifratura in transito (HTTPS/TLS) e a riposo (infrastruttura Google Cloud); isolamento multi-tenant rigoroso (regole di sicurezza Firestore e Storage); autenticazione con verifica obbligatoria dell'e-mail; App Check (reCAPTCHA Enterprise); controllo degli accessi per ruolo; limitazione della frequenza; intestazioni HTTP di sicurezza (CSP rigorosa, ecc.); rimozione dei nomi e degli indirizzi e-mail prima della trasmissione al monitoraggio; cifratura dei token di integrazione; registrazione delle azioni sensibili.

In caso di violazione dei dati suscettibile di generare un rischio, Pi-Com notifica l'autorità competente (l'IFPDT in Svizzera e/o l'autorità di controllo UE interessata) nei tempi più brevi (in linea di principio entro 72 ore quando si applica il GDPR), e informa gli interessati quando la legge lo richiede.

12. Minori

Il Servizio è destinato a un uso professionale nell'ambito di un rapporto di lavoro. Non si rivolge ai minori al di fuori di tale ambito. Quando è interessato un apprendista minorenne, il trattamento rientra nella responsabilità del datore di lavoro, che vigila sul rispetto delle regole specifiche applicabili ai dati dei minori.

13. Diritto di reclamo presso un'autorità di controllo

Ogni interessato può presentare un reclamo presso l'autorità competente:

• In Svizzera: l'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT), www.edoeb.admin.ch;
• Nell'Unione europea: l'autorità di controllo dello Stato di residenza (ad es. il Garante per la protezione dei dati personali in Italia).

14. Modifiche della presente Informativa

Pi-Com può modificare la presente Informativa per tener conto di evoluzioni legali o tecniche. La versione applicabile è quella pubblicata all'indirizzo https://workin.app/confidentialite. In caso di modifica sostanziale, gli utenti interessati sono informati con un mezzo appropriato.

15. Contatto

E-mail: app@workin.app
Editore: Pi-Com Sàrl, Rue de Lausanne 22, 1030 Bussigny, Svizzera
IDE: CHE-490.271.650