Condizioni generali d'uso

Versione 1.3 · Ultimo aggiornamento: 10 ottobre 2026

Editore: Pi-Com Sàrl (di seguito « Pi-Com », « l'Editore » o « noi »). Prodotto: Workin (di seguito « il Servizio » o « l'Applicazione »).

Articolo 1: Oggetto e ambito di applicazione

1.1. Le presenti Condizioni Generali d'Uso (le « CGU ») disciplinano l'accesso e l'utilizzo dell'applicazione web Workin, edita da Pi-Com Sàrl, società a responsabilità limitata di diritto svizzero, con sede in Rue de Lausanne 22, 1030 Bussigny (Svizzera), iscritta al registro di commercio con il numero IDE CHE-490.271.650.

1.2. Il Servizio è accessibile all'indirizzo https://app.workin.app. Il sito vetrina è accessibile all'indirizzo https://workin.app.

1.3. Workin è un'applicazione web progressiva (PWA) di timbratura del tempo di lavoro e di gestione delle risorse umane destinata alle piccole e medie imprese (PMI). Il Servizio è fornito in un quadro strettamente professionale (B2B): si rivolge esclusivamente a imprese, organizzazioni e professionisti che agiscono nell'ambito della loro attività, con esclusione dei consumatori.

1.4. L'utilizzo del Servizio implica l'accettazione piena e integrale delle presenti CGU, dell'Informativa sulla privacy e, se del caso, dell'Accordo sul trattamento dei dati (DPA).

Articolo 2: Definizioni

Articolo 3: Descrizione del Servizio

3.1. Workin propone in particolare: la timbratura (cronometro, sessioni multiple, inserimento manuale, timeline con marca temporale); la geolocalizzazione opzionale alla timbratura (attivabile/disattivabile dall'azienda e da ciascun utente); la gestione delle ore (saldi, ore straordinarie, pause legali, obiettivi contrattuali); la gestione delle ferie e delle assenze (workflow di approvazione, giustificativi, calendario del team); il modulo Progetti (clienti, progetti, attività, testi e documenti, tempo per progetto, avvisi di tempo stimato, cestino); il reporting (report, grafici, export PDF/Excel); l'amministrazione multi-azienda, i team e un ruolo « manager » opzionale; il blocco mensile dei fogli ore; le notifiche via e-mail e sul dispositivo; un connettore Assistente IA (Articolo 9a) e delle integrazioni con servizi di terzi collegati dal Cliente, ad esempio ClickUp; il multilingua e il tema chiaro/scuro; un funzionamento offline parziale (PWA).

3.2. Il dettaglio delle funzionalità è documentato nell'aiuto integrato e può evolvere (cfr. Articolo 12).

3.3. Il Servizio è fornito così com'è (« as is »), in modalità SaaS, accessibile tramite un browser. Il Cliente non riceve alcuna copia del software e non acquisisce alcun diritto di proprietà su di esso.

Articolo 4: Creazione dell'account e accesso

4.1. Registrazione. La creazione di un account avviene tramite la pagina /register. Una volta verificato il proprio indirizzo e-mail, l'Utente crea il suo spazio aziendale, isolato e dotato di un riferimento WK-XXXXXX.

4.2. Verifica dell'e-mail. L'accesso ai dati dell'azienda richiede la verifica preliminare dell'indirizzo e-mail.

4.3. Account Utenti. L'Amministratore può creare account per i suoi dipendenti (inserimento o import Excel, fino a 200 per lotto). Ogni dipendente riceve un invito via e-mail.

4.4. Sicurezza delle credenziali. Il Cliente e ciascun Utente sono i soli responsabili della riservatezza delle proprie credenziali. Ogni azione effettuata da un account si presume effettuata dal suo titolare. Il Cliente si impegna a notificare senza indugio qualsiasi utilizzo non autorizzato.

4.5. Esattezza delle informazioni. Il Cliente garantisce l'esattezza e l'aggiornamento delle informazioni comunicate.

Articolo 5: Abbonamento, pagamento e fatturazione

5.1. Formule. Uno spazio senza abbonamento (« Solo ») resta gratuito per una persona sola: timbratura, storico, ferie, export personali e il modulo Progetti limitato a 2 progetti (sottoprogetti inclusi) e 1 cliente. La formula Starter aggiunge la gestione del team: più membri, approvazione delle ferie, report del team, blocco mensile e il modulo Progetti limitato a 10 progetti (sottoprogetti inclusi) e 5 clienti. La formula Pro aggiunge le opzioni avanzate: geolocalizzazione, ruolo manager, calendario del team, ore straordinarie, report avanzati, modulo Progetti senza limiti, integrazioni e connettore Assistente IA. Gli elementi archiviati o spostati nel cestino contano nei limiti del modulo Progetti; un posto si libera con la loro eliminazione definitiva.

5.2. Tariffe. Le formule Starter e Pro sono fatturate per postazione: una postazione per ogni membro attivo dello spazio, amministratori inclusi. Tariffe mensili per postazione: Starter 4, Pro 8.

Gli importi sono espressi al netto delle imposte (IVA esclusa); l'IVA applicabile (in particolare l'IVA svizzera, calcolata se del caso tramite Stripe Tax in base al paese del Cliente) viene aggiunta. La stessa cifra si applica indipendentemente dalla valuta (CHF / EUR / GBP / USD), selezionata automaticamente in base al paese. Il Cliente sceglie il numero di postazioni e può modificarlo in qualsiasi momento; il numero di postazioni non può essere inferiore a uno.

5.3. Fatturazione annuale. È proposta una fatturazione annuale con una riduzione del 17 % (equivalente a dieci mensilità per l'anno).

5.4. Offerta Fondatori. Un'offerta « Fondatori » concede una riduzione del 33 % durante il primo anno di abbonamento, nel limite delle prime 50 aziende abbonate. I clienti storici possono beneficiare del piano Pro gratuito, senza limite di durata.

5.5. Periodo di prova. È offerto un periodo di prova di 30 giorni alla prima sottoscrizione di una formula a pagamento. Una carta di pagamento valida è richiesta al momento di tale sottoscrizione; il primo addebito avviene al termine dei 30 giorni, salvo disdetta prima di tale termine. La creazione di un account gratuito non richiede alcuna carta. Nessuna nuova prova è concessa in caso di riabbonamento dopo una disdetta.

5.6. Fornitore di pagamento. I pagamenti sono trattati da Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlanda, e/o Stripe, Inc., Stati Uniti). Pi-Com non memorizza alcun dato completo della carta di credito.

5.7. Modifica della formula o delle postazioni. Il Cliente può cambiare formula o numero di postazioni nel corso dell'abbonamento: un aumento è fatturato immediatamente pro rata, una diminuzione genera un credito dedotto dalle fatture successive. La diminuzione è rifiutata se l'organico attivo supera il numero di postazioni richiesto. Il passaggio da Pro a Starter disattiva le opzioni Pro e, se lo spazio supera i limiti del modulo Progetti della formula Starter, blocca la creazione di nuovi progetti e clienti finché non si rientra in tali limiti; nessun dato viene eliminato.

5.8. Limite di organico. Il numero di membri attivi non può superare il numero di postazioni sottoscritte; tale limite è controllato tecnicamente.

5.9. Disdetta. Il Cliente può disdire in qualsiasi momento, senza vincoli, tramite il portale di gestione. La disdetta ha effetto alla fine del periodo di fatturazione in corso, l'accesso alle funzionalità a pagamento essendo mantenuto fino a tale termine.

5.10. Rimborso. Trattandosi di un servizio B2B, nessun rimborso pro rata è dovuto per il periodo di fatturazione in corso già iniziato, salvo indisponibilità prolungata del Servizio imputabile a Pi-Com o disposizione imperativa applicabile al Cliente.

5.11. Mancato pagamento. In caso di mancato pagamento, Stripe sollecita il Cliente e presenta nuovamente il pagamento. Finché il pagamento non è regolarizzato, l'abbonamento passa allo stato « non pagato » e l'accesso al Servizio dei membri diversi dagli amministratori è sospeso; è ripristinato non appena avviene la regolarizzazione. I dati del Cliente sono conservati durante la sospensione e gli amministratori mantengono l'accesso alla propria timbratura e alla gestione dell'abbonamento.

Articolo 6: Obblighi e impegni del Cliente

6.1. Il Cliente si impegna a utilizzare il Servizio in conformità alle presenti CGU, alle leggi applicabili e ai diritti dei terzi.

6.2. Il Cliente è titolare del trattamento dei dati personali dei suoi dipendenti. A tale titolo, gli spetta in particolare: disporre di una base giuridica valida (monitoraggio del tempo, ferie, geolocalizzazione, certificati medici); informare i suoi dipendenti e rispettare i loro diritti; raccogliere se del caso i consensi richiesti (in particolare geolocalizzazione, disattivabile da ciascun dipendente); rispettare il diritto del lavoro applicabile (durata del lavoro, pause, riposo, dati sanitari).

6.3. Il Cliente si astiene in particolare da: tentare di accedere ai dati di altre aziende o di aggirare l'isolamento multi-tenant; effettuare qualsiasi reverse engineering o estrazione massiva non autorizzata; introdurre contenuti illeciti o software dannosi; rivendere o concedere in sublicenza il Servizio al di fuori dell'ambito previsto.

6.4. Il Cliente tiene indenne Pi-Com da qualsiasi reclamo di terzi (dipendenti, autorità) derivante da un inadempimento dei suoi obblighi di titolare del trattamento.

Articolo 7: Proprietà intellettuale

7.1. Il Servizio, il suo codice sorgente, le sue interfacce, la sua identità grafica, i suoi marchi (« Workin », « Pi-Com »), loghi e documentazione sono di proprietà esclusiva di Pi-Com Sàrl o dei suoi licenzianti, protetti dal diritto della proprietà intellettuale.

7.2. Le presenti CGU conferiscono al Cliente un diritto d'uso personale, non esclusivo, non trasferibile e non cedibile del Servizio, per la durata dell'abbonamento e nel limite delle funzionalità sottoscritte.

7.3. Dati cliente. Il Cliente conserva l'intera proprietà dei suoi Dati cliente e concede a Pi-Com una licenza limitata per ospitarli, trattarli e visualizzarli nella sola misura necessaria alla fornitura del Servizio.

7.4. Il Servizio integra componenti di terzi (open source e servizi esterni) soggetti alle proprie licenze.

Articolo 8: Disponibilità, manutenzione e livello di servizio

8.1. Pi-Com adotta mezzi ragionevoli per garantire la disponibilità del Servizio, ospitato sull'infrastruttura Google Firebase / Google Cloud, in Svizzera e nell'Unione europea.

8.2. Nessun impegno di livello di servizio (SLA) quantificato è garantito. Il Servizio è fornito « così com'è », senza garanzia di disponibilità ininterrotta, pur impegnandosi Pi-Com ad assicurare un'alta disponibilità.

8.3. Pi-Com può interrompere temporaneamente il Servizio per manutenzione, aggiornamento o sicurezza, limitando l'impatto e, quando possibile, informando il Cliente in anticipo.

8.4. Pi-Com non è responsabile delle indisponibilità imputabili a cause esterne (hosting, reti, forza maggiore, fatto del Cliente o di un terzo), né delle interruzioni di fornitori terzi (Google Firebase, Stripe, Resend, Sentry).

Articolo 9: Dati personali e riservatezza

9.1. Il trattamento dei dati personali è descritto nell'Informativa sulla privacy e, per i dati dei dipendenti, nell'Accordo sul trattamento dei dati (DPA), che fanno parte integrante delle presenti CGU.

9.2. Pi-Com agisce in qualità di responsabile del trattamento per i dati dei dipendenti trattati per conto delle Aziende clienti, e di titolare del trattamento per i dati di gestione degli account amministratori e del sito vetrina.

9.3. Ciascuna parte rispetta la riservatezza delle informazioni non pubbliche scambiate nell'ambito del rapporto contrattuale.

Articolo 9a: Assistente IA (connettore)

9a.1 Oggetto. Workin offre, nel piano Pro, un connettore che consente a un membro di collegare al proprio account un assistente di intelligenza artificiale di terzi (ad esempio Claude di Anthropic o ChatGPT di OpenAI, di seguito «l'Assistente») per consultare e modificare, da tale Assistente:

9a.2 Attivazione da parte del Cliente. Il connettore è disattivato per impostazione predefinita. Viene attivato da un amministratore del Cliente, che dichiara di aver preso conoscenza del presente articolo. L'amministratore può in qualsiasi momento disattivarlo, limitare l'intera azienda alla sola lettura o revocare qualsiasi connessione. La disattivazione sospende immediatamente tutte le connessioni.

9a.3 Scelta e connessione da parte del membro. Ogni membro sceglie autonomamente l'Assistente che collega, autorizza la connessione da Workin scegliendo il livello (sola lettura, oppure lettura e scrittura) e può revocarla in qualsiasi momento dal proprio profilo. L'Assistente agisce con i diritti del membro in Workin, mai oltre. Collegato all'account di un amministratore o di un manager, accede quindi ai progetti e alle giornate di timbratura che tale membro può egli stesso consultare o modificare.

9a.4 Dati trasmessi. Quando un membro utilizza l'Assistente, i dati che questo legge in Workin gli vengono trasmessi e sono trattati dal fornitore dell'Assistente secondo le condizioni e l'informativa sulla privacy di tale fornitore, scelto dal membro; Pi-Com non è parte di tale rapporto. Possono essere trasmessi:

Non sono mai accessibili tramite il connettore: richieste di ferie, tipi e motivi di assenza, certificati medici, saldi, contratti, stipendi, geolocalizzazione, recapiti dei clienti, indirizzi e-mail dei membri, file allegati e impostazioni dell'azienda. Il connettore può soltanto segnalare che una giornata è un'assenza, senza indicarne il tipo né il motivo.

9a.5 Responsabilità del membro e del Cliente. Il membro rimane responsabile delle richieste che rivolge all'Assistente e delle scritture che ne derivano in Workin. Il Cliente, titolare del trattamento, decide di attivare il connettore e si assicura che l'uso di un Assistente da parte dei propri membri sia conforme ai propri obblighi, in particolare nei confronti dei propri clienti e dei propri dipendenti: spetta a lui informare questi ultimi che le loro ore di lavoro possono essere trasmesse al fornitore dell'Assistente utilizzato da un amministratore o da un manager, e verificare che tale fornitore presenti garanzie sufficienti. Pi-Com non risponde dei trattamenti effettuati dal fornitore dell'Assistente né dei contenuti da questo prodotti.

9a.6 Tracciabilità e riparazione. Ogni scrittura effettuata da un Assistente viene registrata ed è visibile per 180 giorni al membro che l'ha richiesta e all'amministrazione. Il registro indica l'autore, l'azione, la destinazione e la data; per una giornata di timbratura o un tempo di progetto, conserva anche lo stato prima e dopo la scrittura (ore, pausa, nota, ripartizione), il che consente di ripristinarlo. Riparazioni possibili:

Un Assistente non può né svuotare il cestino né eliminare definitivamente un progetto, un cliente o un documento.

9a.7 Sicurezza. Le connessioni si basano sul protocollo OAuth 2.1; Workin conserva soltanto le impronte dei token. Una connessione scade dopo 90 giorni di inutilizzo. Un amministratore può inoltre creare token personali (al massimo cinque) per i propri script; non scadono e possono essere revocati in qualsiasi momento. Pi-Com può sospendere il connettore in caso di abuso o di incidente di sicurezza.

Articolo 10: Garanzie e limitazione di responsabilità

10.1. Garanzie. Il Servizio è fornito « così com'è ». Pi-Com non garantisce che sia privo di errori né adatto a un'esigenza particolare. Il Cliente è il solo responsabile dell'esattezza dei dati inseriti e dell'interpretazione dei calcoli e dei report prodotti (in particolare con riferimento al diritto del lavoro). Le informazioni « Basi legali per paese » fornite nell'Applicazione sono puramente indicative e non costituiscono una consulenza giuridica.

10.2. Limitazione. Nella misura massima consentita dal diritto applicabile, la responsabilità di Pi-Com è limitata ai danni diretti e prevedibili, con esclusione dei danni indiretti (perdita di fatturato, perdita di esercizio, danno all'immagine).

10.3. Massimale. La responsabilità totale di Pi-Com è limitata all'importo totale delle somme versate dal Cliente nel corso dei 12 mesi precedenti il fatto generatore del danno.

10.4. Nessuna disposizione delle presenti limita la responsabilità di Pi-Com in caso di dolo o colpa grave (art. 100 CO), né nei casi in cui la legge lo vieta.

Articolo 11: Sospensione e risoluzione da parte di Pi-Com

11.1. Pi-Com può sospendere o risolvere l'accesso, previa messa in mora rimasta senza effetto quando le circostanze lo consentono, in caso di inadempimento grave del Cliente (mancato pagamento, uso illecito, violazione della sicurezza).

11.2. Sorte dei dati al termine del contratto. Il Cliente può esportare i suoi dati in qualsiasi momento (export PDF ed Excel, export JSON da « Il mio profilo »). La disdetta dell'abbonamento non cancella i dati: lo spazio aziendale continua a esistere finché il Cliente non lo elimina o finché non viene eliminato per inattività secondo l'articolo 11a. Un amministratore può eliminare lo spazio aziendale in qualsiasi momento: l'insieme dei dati associati, inclusi i certificati medici e i documenti, viene allora cancellato dal Servizio. Una copia tecnica dei dati, senza i file, viene conservata per 180 giorni e poi cancellata; solo Pi-Com vi ha accesso, per riparare un'eliminazione effettuata per errore. La conservazione richiesta dalla legge, in particolare quella dei registri del tempo di lavoro, spetta al Cliente, che esporta i suoi dati prima dell'eliminazione.

Articolo 11a: Durata ed eliminazione degli account gratuiti

11a.1. Uno spazio Workin utilizzato senza abbonamento può essere eliminato in caso di inattività prolungata. Se nessun membro dello spazio ha aperto Workin per 30 giorni, viene inviato un avviso via e-mail ai suoi amministratori, poi un promemoria 15 giorni prima della data di eliminazione. Senza apertura per 60 giorni consecutivi, e non prima di 30 giorni dall'avviso, lo spazio e l'insieme dei suoi dati (timbrature, progetti, documenti) possono essere eliminati dal Servizio; una copia tecnica viene conservata per 180 giorni alle condizioni dell'articolo 11.2. Una semplice apertura di Workin da parte di un membro è sufficiente per conservare lo spazio. Non sono interessati: gli spazi che dispongono di un abbonamento o di una prova in corso, gli spazi dei clienti storici e quelli che contano almeno un membro oltre ai loro amministratori.

Articolo 12: Modifica delle CGU e del Servizio

12.1. Pi-Com può modificare le presenti CGU, in particolare per tener conto di evoluzioni legali, tecniche o commerciali.

12.2. Il Cliente è informato di ogni modifica sostanziale (notifica nell'Applicazione e/o via e-mail) con un preavviso di 30 giorni. La prosecuzione dell'utilizzo dopo l'entrata in vigore vale come accettazione; in mancanza, il Cliente può disdire.

12.3. Pi-Com può far evolvere le funzionalità del Servizio avendo cura di non degradarlo sostanzialmente.

Articolo 13: Varie

13.1. Indipendenza delle clausole. Se una clausola è giudicata nulla, le altre restano in vigore.

13.2. Cessione. Il Cliente non può cedere i suoi diritti senza l'accordo scritto di Pi-Com. Pi-Com può cedere il contratto nell'ambito di una riorganizzazione, garantendo il mantenimento degli impegni.

13.3. Integralità. Le presenti CGU, l'Informativa sulla privacy e, se del caso, il DPA costituiscono l'integralità dell'accordo.

13.4. Lingua. In caso di divergenza tra le versioni tradotte, fa fede la versione francese.

Articolo 14: Diritto applicabile e foro

14.1. Le presenti CGU sono regolate dal diritto svizzero, con esclusione delle regole di conflitto di leggi e della CISG.

14.2. Foro. Qualsiasi controversia è di competenza esclusiva dei tribunali competenti del Cantone di Vaud (Svizzera), sede di Pi-Com Sàrl, fatte salve le disposizioni imperative che proteggono i clienti stabiliti nell'Unione europea.

14.3. Clienti dell'Unione europea. Restano salve le disposizioni imperative del diritto locale applicabile e del GDPR.

Articolo 15: Contatto

E-mail: app@workin.app
Editore: Pi-Com Sàrl, Rue de Lausanne 22, 1030 Bussigny, Svizzera
IDE: CHE-490.271.650