Conditions générales d'utilisation

Version 1.3 · Dernière mise à jour : 10 octobre 2026

Éditeur : Pi-Com Sàrl (ci-après « Pi-Com », « l'Éditeur » ou « nous »). Produit : Workin (ci-après « le Service » ou « l'Application »).

Article 1 : Objet et champ d'application

1.1. Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (les « CGU ») régissent l'accès et l'utilisation de l'application web Workin, éditée par Pi-Com Sàrl, société à responsabilité limitée de droit suisse, dont le siège est à Rue de Lausanne 22, 1030 Bussigny (Suisse), inscrite au registre du commerce sous le numéro IDE CHE-490.271.650.

1.2. Le Service est accessible à l'adresse https://app.workin.app. Le site vitrine est accessible à l'adresse https://workin.app.

1.3. Workin est une application web progressive (PWA) de pointage du temps de travail et de gestion des ressources humaines destinée aux petites et moyennes entreprises (PME). Le Service est fourni dans un cadre strictement professionnel (B2B) : il s'adresse exclusivement à des entreprises, organisations et professionnels agissant dans le cadre de leur activité, à l'exclusion des consommateurs.

1.4. L'utilisation du Service implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGU, de la Politique de confidentialité et, le cas échéant, de l'Accord de sous-traitance (DPA).

Article 2 : Définitions

Article 3 : Description du Service

3.1. Workin propose notamment : le pointage (chronomètre, sessions multiples, saisie manuelle, timeline horodatée) ; la géolocalisation optionnelle au pointage (activable/désactivable par l'entreprise et par chaque utilisateur) ; la gestion des heures (soldes, heures supplémentaires, pauses légales, objectifs contractuels) ; la gestion des congés et absences (workflow d'approbation, justificatifs, calendrier d'équipe) ; le module Projets (clients, projets, tâches, textes et documents, temps par projet, alertes de temps estimé, corbeille) ; le reporting (rapports, graphiques, exports PDF/Excel) ; l'administration multi-entreprises, les équipes et un rôle « manager » optionnel ; le verrouillage mensuel des feuilles de temps ; les notifications par e-mail et sur l'appareil ; un connecteur Assistant IA (Article 9a) et des intégrations avec des services tiers reliés par le Client, par exemple ClickUp ; le multi-langue et le thème clair/sombre ; un fonctionnement hors-ligne partiel (PWA).

3.2. Le détail des fonctionnalités est documenté dans l'aide intégrée et peut évoluer (cf. Article 12).

3.3. Le Service est fourni en l'état (« as is »), en mode SaaS, accessible via un navigateur. Le Client ne reçoit aucune copie du logiciel et n'acquiert aucun droit de propriété sur celui-ci.

Article 4 : Création de compte et accès

4.1. Inscription. La création d'un compte s'effectue via la page /register. Une fois son adresse e-mail vérifiée, l'Utilisateur crée son espace entreprise, isolé et doté d'une référence WK-XXXXXX.

4.2. Vérification de l'e-mail. L'accès aux données de l'entreprise nécessite la vérification préalable de l'adresse e-mail.

4.3. Comptes Utilisateurs. L'Administrateur peut créer des comptes pour ses employés (saisie ou import Excel, jusqu'à 200 par lot). Chaque employé reçoit une invitation par e-mail.

4.4. Sécurité des identifiants. Le Client et chaque Utilisateur sont seuls responsables de la confidentialité de leurs identifiants. Toute action effectuée depuis un compte est réputée effectuée par son titulaire. Le Client s'engage à notifier sans délai toute utilisation non autorisée.

4.5. Exactitude des informations. Le Client garantit l'exactitude et la mise à jour des informations communiquées.

Article 5 : Abonnement, paiement et facturation

5.1. Formules. Un espace sans abonnement (« Solo ») reste gratuit pour une personne seule : pointage, historique, congés, exports personnels, et le module Projets limité à 2 projets (sous-projets compris) et 1 client. La formule Starter ajoute la gestion d'équipe : plusieurs membres, validation des congés, rapports d'équipe, verrouillage mensuel, et le module Projets limité à 10 projets (sous-projets compris) et 5 clients. La formule Pro ajoute les options avancées : géolocalisation, rôle manager, calendrier d'équipe, heures supplémentaires, rapports avancés, module Projets sans limite, intégrations et connecteur Assistant IA. Les éléments archivés ou placés à la corbeille comptent dans les limites du module Projets ; une place se libère à leur suppression définitive.

5.2. Tarifs. Les formules Starter et Pro sont facturées par siège : un siège par membre actif de l'espace, administrateurs compris. Tarifs mensuels par siège : Starter 4, Pro 8.

Les montants sont exprimés hors taxes (HT) ; la TVA applicable (notamment la TVA suisse, calculée le cas échéant via Stripe Tax selon le pays du Client) est ajoutée. Le même chiffre s'applique quelle que soit la devise (CHF / EUR / GBP / USD), sélectionnée automatiquement selon le pays. Le Client choisit son nombre de sièges et peut l'ajuster à tout moment ; le nombre de sièges ne peut être inférieur à un.

5.3. Facturation annuelle. Une facturation annuelle est proposée avec une réduction de 17 % (équivalent à dix mensualités pour l'année).

5.4. Offre Fondateurs. Une offre « Fondateurs » accorde une réduction de 33 % pendant la première année d'abonnement, dans la limite des 50 premières entreprises abonnées. Les clients historiques peuvent bénéficier du plan Pro gratuit, sans limite de durée.

5.5. Période d'essai. Une période d'essai de 30 jours est offerte à la première souscription d'une formule payante. Une carte de paiement valide est requise lors de cette souscription ; le premier débit intervient à l'issue des 30 jours, sauf résiliation avant ce terme. La création d'un compte gratuit ne demande aucune carte. Aucun nouvel essai n'est accordé en cas de réabonnement après résiliation.

5.6. Prestataire de paiement. Les paiements sont traités par Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlande, et/ou Stripe, Inc., États-Unis). Pi-Com ne stocke aucune donnée complète de carte bancaire.

5.7. Modification de formule ou de sièges. Le Client peut changer de formule ou de nombre de sièges en cours d'abonnement : une augmentation est facturée immédiatement au prorata, une diminution génère un crédit déduit des factures suivantes. La diminution est refusée si l'effectif actif dépasse le nombre de sièges visé. Le passage de Pro à Starter désactive les options Pro et, si l'espace dépasse les limites du module Projets de la formule Starter, bloque la création de nouveaux projets et clients jusqu'au retour sous ces limites ; aucune donnée n'est supprimée.

5.8. Limite d'effectif. Le nombre de membres actifs ne peut excéder le nombre de sièges souscrits ; cette limite est contrôlée techniquement.

5.9. Résiliation. Le Client peut résilier à tout moment, sans engagement, via le portail de gestion. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours, l'accès aux fonctionnalités payantes étant maintenu jusqu'à ce terme.

5.10. Remboursement. S'agissant d'un service B2B, aucun remboursement au prorata n'est dû pour la période de facturation en cours déjà entamée, sauf indisponibilité prolongée du Service imputable à Pi-Com ou disposition impérative applicable au Client.

5.11. Défaut de paiement. En cas d'échec de paiement, Stripe relance le Client et représente le paiement. Tant que le paiement n'est pas régularisé, l'abonnement passe en statut « impayé » et l'accès au Service des membres autres que les administrateurs est suspendu ; il est rétabli dès la régularisation. Les données du Client sont conservées pendant la suspension, et les administrateurs gardent l'accès à leur propre pointage et à la gestion de l'abonnement.

Article 6 : Obligations et engagements du Client

6.1. Le Client s'engage à utiliser le Service conformément aux présentes CGU, aux lois applicables et aux droits des tiers.

6.2. Le Client est responsable du traitement des données personnelles de ses employés. À ce titre, il lui appartient notamment : de disposer d'une base légale valable (suivi du temps, congés, géolocalisation, certificats médicaux) ; d'informer ses employés et de respecter leurs droits ; de recueillir le cas échéant les consentements requis (notamment géolocalisation, désactivable par chaque employé) ; de respecter le droit du travail applicable (durée du travail, pauses, repos, données de santé).

6.3. Le Client s'interdit notamment de : tenter d'accéder aux données d'autres entreprises ou de contourner l'isolation multi-tenant ; effectuer toute rétro-ingénierie ou extraction massive non autorisée ; introduire des contenus illicites ou des logiciels malveillants ; revendre ou sous-licencier le Service hors du cadre prévu.

6.4. Le Client garantit Pi-Com contre toute réclamation de tiers (employés, autorités) résultant d'un manquement à ses obligations de responsable du traitement.

Article 7 : Propriété intellectuelle

7.1. Le Service, son code source, ses interfaces, sa charte graphique, ses marques (« Workin », « Pi-Com »), logos et documentation sont la propriété exclusive de Pi-Com Sàrl ou de ses concédants, protégés par le droit de la propriété intellectuelle.

7.2. Les présentes CGU confèrent au Client un droit d'usage personnel, non exclusif, non transférable et non cessible du Service, pour la durée de l'abonnement et dans la limite des fonctionnalités souscrites.

7.3. Données client. Le Client conserve l'entière propriété de ses Données client et concède à Pi-Com une licence limitée pour les héberger, traiter et afficher dans la seule mesure nécessaire à la fourniture du Service.

7.4. Le Service intègre des composants tiers (open source et services externes) soumis à leurs propres licences.

Article 8 : Disponibilité, maintenance et niveau de service

8.1. Pi-Com met en œuvre des moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du Service, hébergé sur l'infrastructure Google Firebase / Google Cloud, en Suisse et dans l'Union européenne.

8.2. Aucun engagement de niveau de service (SLA) chiffré n'est garanti. Le Service est fourni « en l'état », sans garantie de disponibilité ininterrompue, Pi-Com s'efforçant néanmoins d'assurer une haute disponibilité.

8.3. Pi-Com peut interrompre temporairement le Service pour maintenance, mise à jour ou sécurité, en limitant l'impact et, lorsque possible, en informant le Client à l'avance.

8.4. Pi-Com n'est pas responsable des indisponibilités imputables à des causes externes (hébergeur, réseaux, force majeure, fait du Client ou d'un tiers), ni des interruptions de prestataires tiers (Google Firebase, Stripe, Resend, Sentry).

Article 9 : Données personnelles et confidentialité

9.1. Le traitement des données personnelles est décrit dans la Politique de confidentialité et, pour les données des employés, dans l'Accord de sous-traitance (DPA), qui font partie intégrante des présentes CGU.

9.2. Pi-Com agit en qualité de sous-traitant pour les données des employés traitées pour le compte des Entreprises clientes, et de responsable du traitement pour les données de gestion des comptes administrateurs et du site vitrine.

9.3. Chaque partie respecte la confidentialité des informations non publiques échangées dans le cadre de la relation contractuelle.

Article 9a : Assistant IA (connecteur)

9a.1 Objet. Workin propose, en formule Pro, un connecteur permettant à un membre de relier à son compte un assistant d'intelligence artificielle tiers (par exemple Claude d'Anthropic ou ChatGPT d'OpenAI, ci-après « l'Assistant ») afin de consulter et de modifier, depuis cet Assistant :

9a.2 Activation par le Client. Le connecteur est désactivé par défaut. Il est activé par un administrateur du Client, qui reconnaît avoir pris connaissance du présent article. L'administrateur peut à tout moment le désactiver, limiter toute l'entreprise à la lecture seule ou révoquer toute connexion. La désactivation suspend immédiatement toutes les connexions.

9a.3 Choix et connexion par le membre. Chaque membre choisit lui-même l'Assistant qu'il connecte, autorise la connexion depuis Workin en choisissant le niveau (lecture seule, ou lecture et écriture) et peut la révoquer à tout moment depuis son profil. L'Assistant agit avec les droits du membre dans Workin, jamais au-delà. Relié au compte d'un administrateur ou d'un manager, il accède donc aux projets et aux journées de pointage que ce membre peut lui-même consulter ou modifier.

9a.4 Données transmises. Lorsqu'un membre utilise l'Assistant, les données que celui-ci lit dans Workin lui sont transmises et sont traitées par le fournisseur de l'Assistant selon les conditions et la politique de confidentialité de ce fournisseur, choisi par le membre ; Pi-Com n'est pas partie à cette relation. Peuvent être transmis :

Ne sont jamais accessibles par le connecteur : demandes de congé, types et motifs d'absence, certificats médicaux, soldes, contrats, salaires, géolocalisation, coordonnées des clients, adresses e-mail des membres, fichiers joints et réglages de l'entreprise. Le connecteur peut seulement signaler qu'une journée est une absence, sans en indiquer le type ni le motif.

9a.5 Responsabilité du membre et du Client. Le membre reste responsable des demandes qu'il adresse à l'Assistant et des écritures qui en résultent dans Workin. Le Client, responsable du traitement, décide d'activer le connecteur et s'assure que l'usage d'un Assistant par ses membres est conforme à ses obligations, notamment envers ses propres clients et envers ses employés : il lui appartient d'informer ces derniers que leurs heures de travail peuvent être transmises au fournisseur de l'Assistant utilisé par un administrateur ou un manager, et de vérifier que ce fournisseur présente des garanties suffisantes. Pi-Com ne répond pas des traitements effectués par le fournisseur de l'Assistant ni du contenu produit par celui-ci.

9a.6 Traçabilité et réparation. Chaque écriture faite par un Assistant est journalisée et visible pendant 180 jours par le membre qui l'a demandée et par l'administration. Le journal indique l'auteur, l'action, la cible et la date ; pour une journée de pointage ou un temps projet, il conserve aussi l'état avant et après l'écriture (heures, pause, note, répartition), ce qui permet de le rétablir. Réparations possibles :

Un Assistant ne peut ni vider la corbeille ni supprimer définitivement un projet, un client ou un document.

9a.7 Sécurité. Les connexions reposent sur le protocole OAuth 2.1 ; Workin ne conserve que des empreintes des jetons. Une connexion expire après 90 jours sans usage. Un administrateur peut en outre créer des jetons personnels (cinq au plus) pour ses propres scripts ; ils n'expirent pas et se révoquent à tout moment. Pi-Com peut suspendre le connecteur en cas d'abus ou d'incident de sécurité.

Article 10 : Garanties et limitation de responsabilité

10.1. Garanties. Le Service est fourni « en l'état ». Pi-Com ne garantit pas qu'il soit exempt d'erreurs ni adapté à un besoin particulier. Le Client est seul responsable de l'exactitude des données saisies et de l'interprétation des calculs et rapports produits (notamment au regard du droit du travail). Les informations « Bases légales par pays » fournies dans l'Application sont purement indicatives et ne constituent pas un conseil juridique.

10.2. Limitation. Dans la mesure maximale permise par le droit applicable, la responsabilité de Pi-Com est limitée aux dommages directs et prévisibles, à l'exclusion des dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, perte d'exploitation, atteinte à l'image).

10.3. Plafond. La responsabilité totale de Pi-Com est limitée au montant total des sommes versées par le Client au cours des 12 mois précédant le fait générateur du dommage.

10.4. Aucune disposition des présentes ne limite la responsabilité de Pi-Com en cas de dol ou de faute grave (art. 100 CO), ni dans les cas où la loi l'interdit.

Article 11 : Suspension et résiliation par Pi-Com

11.1. Pi-Com peut suspendre ou résilier l'accès, après mise en demeure restée sans effet lorsque les circonstances le permettent, en cas de manquement grave du Client (défaut de paiement, usage illicite, atteinte à la sécurité).

11.2. Sort des données en fin de contrat. Le Client peut exporter ses données à tout moment (exports PDF et Excel, export JSON depuis « Mon profil »). La résiliation de l'abonnement n'efface pas les données : l'espace entreprise subsiste jusqu'à ce que le Client le supprime ou qu'il soit supprimé pour inactivité selon l'article 11a. Un administrateur peut supprimer l'espace entreprise à tout moment : l'ensemble des données associées, y compris les certificats médicaux et les documents, est alors effacé du Service. Une copie technique des données, sans les fichiers, est conservée 180 jours puis effacée ; seule Pi-Com y a accès, pour réparer une suppression faite par erreur. La conservation exigée par la loi, notamment celle des registres du temps de travail, incombe au Client, qui exporte ses données avant la suppression.

Article 11a : Durée et suppression des comptes gratuits

11a.1. Un espace Workin utilisé sans abonnement peut être supprimé en cas d'inactivité prolongée. Si aucun membre de l'espace n'a ouvert Workin pendant 30 jours, un avertissement est envoyé par e-mail à ses administrateurs, puis un rappel 15 jours avant la date de suppression. Sans ouverture pendant 60 jours consécutifs, et au plus tôt 30 jours après l'avertissement, l'espace et l'ensemble de ses données (pointages, projets, documents) peuvent être supprimés du Service ; une copie technique est conservée 180 jours dans les conditions de l'article 11.2. Une simple ouverture de Workin par un membre suffit à conserver l'espace. Ne sont pas concernés : les espaces disposant d'un abonnement ou d'un essai en cours, les espaces des clients historiques et ceux qui comptent au moins un membre en plus de leurs administrateurs.

Article 12 : Modification des CGU et du Service

12.1. Pi-Com peut modifier les présentes CGU, notamment pour tenir compte d'évolutions légales, techniques ou commerciales.

12.2. Le Client est informé de toute modification substantielle (notification dans l'Application et/ou par e-mail) avec un préavis de 30 jours. La poursuite de l'utilisation après l'entrée en vigueur vaut acceptation ; à défaut, le Client peut résilier.

12.3. Pi-Com peut faire évoluer les fonctionnalités du Service en veillant à ne pas le dégrader substantiellement.

Article 13 : Divers

13.1. Indépendance des clauses. Si une clause est jugée nulle, les autres demeurent en vigueur.

13.2. Cession. Le Client ne peut céder ses droits sans l'accord écrit de Pi-Com. Pi-Com peut céder le contrat dans le cadre d'une réorganisation, en garantissant le maintien des engagements.

13.3. Intégralité. Les présentes CGU, la Politique de confidentialité et, le cas échéant, le DPA constituent l'intégralité de l'accord.

13.4. Langue. En cas de divergence entre versions traduites, la version française fait foi.

Article 14 : Droit applicable et for

14.1. Les présentes CGU sont régies par le droit suisse, à l'exclusion des règles de conflit de lois et de la CVIM.

14.2. For. Tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux compétents du canton de Vaud (Suisse), siège de Pi-Com Sàrl, sous réserve des dispositions impératives protégeant les clients établis dans l'Union européenne.

14.3. Clients de l'Union européenne. Les dispositions impératives du droit local applicable et du RGPD demeurent réservées.

Article 15 : Contact

E-mail : app@workin.app
Éditeur : Pi-Com Sàrl, Rue de Lausanne 22, 1030 Bussigny, Suisse
IDE : CHE-490.271.650