Hilfecenter
Wie können wir helfen?
Alles Wissenswerte, um gut zu starten und das Beste aus Workin herauszuholen.
Erstellen Sie Ihr Unternehmen
Kostenlose Registrierung auf app.workin.app, ohne Kreditkarte. Für Ihre Gesellschaft wird ein isolierter Bereich erstellt.
Fügen Sie Ihre Mitarbeitenden hinzu
Einzeln per E-Mail oder gesammelt über einen Excel-Import (bis zu 200). Jeder erhält eine Einladung.
Erfassen & steuern
Ihre Mitarbeitenden stempeln (Timer oder Eingabe), Sie verfolgen Stunden, Abweichungen und Ferien in Echtzeit.
Zeiterfassung & Stunden
Wie erfasst man seine Stunden?
Über den Echtzeit-Timer (Starten / Pause / Fortsetzen / Beenden) oder per manueller Tageseingabe. Mehrere Sitzungen pro Tag sind möglich. Eine zeitgestempelte Timeline bewahrt jedes Ereignis.
Werden die gesetzlichen Pausen verwaltet?
Ja. Jedes Unternehmen legt eigene Pausenregeln fest, mit den Dauern und Schwellenwerten, die für es gelten. Je nach Wahl meldet Workin eine zu kurze Pause oder zieht die fehlende Pause automatisch ab.
Und die Überstunden?
Mit dem Pro-Plan werden Stunden über dem Tagesziel auf einem Überstundenkonto erfasst, mit der Möglichkeit zur Auszahlung oder zum Bezug als Freizeit.
Kann die manuelle Eingabe für einen Mitarbeitenden gesperrt werden?
Ja, der Administrator kann die manuelle Eingabe eines Mitarbeitenden sperren (der Timer bleibt verfügbar), um die Verlässlichkeit der Zeiterfassung zu gewährleisten.
Ferien & Absenzen
Wie funktionieren die Ferienanträge?
Der Mitarbeitende stellt einen Antrag (Daten, Abwesenheitsart, Grund). Der Administrator oder Manager genehmigt oder lehnt ihn ab. Die Feriensalden aktualisieren sich automatisch.
Welche Abwesenheitsarten werden verwaltet?
Ferien, Krankheit, Unfall, Mutterschaft, Vaterschaft, Dienst, unbezahlter Urlaub und andere begründete Abwesenheiten. Ein Nachweis (Arztzeugnis) kann beigefügt werden.
Gibt es einen Teamkalender?
Ja, mit dem Pro-Plan: Er zeigt auf einen Blick, wer im ganzen Team anwesend, in den Ferien oder abwesend ist.
Berichte & Exporte
Welche Berichte sind verfügbar?
Monats- und Jahresabrechnungen, Stundenabweichungen, Saldi, Summen und, mit dem Pro-Plan, erweiterte HR-Grafiken. Alles exportierbar als Excel und PDF.
Wie sperre ich einen Monat?
Die Administration sperrt einen Monat nach der Freigabe: Die gestempelten Stunden dieses Monats sind fixiert und können nicht mehr geändert werden. Die Zeit, die auf Projekten ausserhalb der Zeiterfassung erfasst wurde, bleibt änderbar.
Konto & Abonnement
Ist die Testphase wirklich kostenlos?
Ja: 30 Tage Testphase, keine Abbuchung vor dem 30. Tag. Bei Abschluss wird eine Karte verlangt, und Sie können vor Ende der Testphase kündigen. Der Solo-Tarif ist dagegen kostenlos und ohne Karte.
Wie wechsle ich den Tarif?
Jederzeit unter Einstellungen → Abonnement: Tarif wechseln oder Plätze anpassen. Eine Erhöhung wird sofort anteilig berechnet; eine Verringerung erzeugt ein Guthaben.
Wie kündige ich?
Ohne Bindung, jederzeit, über Ihren Bereich. Der Zugang zu den kostenpflichtigen Funktionen bleibt bis zum Ende des laufenden Zeitraums bestehen.
Werden Administratoren berechnet?
Ja: Jedes aktive Mitglied belegt einen Platz, unabhängig von seiner Rolle. Der Solo-Tarif bleibt für eine Person kostenlos.
Ist das Modul Projekte in allen Tarifen enthalten?
Ja. Solo: 2 Projekte und 1 Kunde. Starter: 10 Projekte und 5 Kunden. Pro: unbegrenzt, mit ClickUp-Anbindung und KI-Assistent. Archivierte Projekte und Projekte im Papierkorb zählen zum Limit; ein Platz wird frei, sobald sie endgültig gelöscht werden.
Installation (PWA)
Muss eine App installiert werden?
Nein. Workin ist eine Web-App: Sie läuft im Browser. Sie können sie mit einem Klick « installieren » (Zum Home-Bildschirm hinzufügen) auf dem Mobilgerät wie auf dem Computer, ohne über einen Store zu gehen.
Funktioniert Workin offline?
Teilweise: Dank der PWA-Technologie bleibt die App bei kurzen Netzwerkunterbrechungen nutzbar und synchronisiert sich anschließend neu.
Daten & Sicherheit
Wo werden meine Daten gehostet?
Auf der Infrastruktur von Google Firebase: Datenbank in der Schweiz (Zürich), Dateien in Deutschland (Frankfurt), Funktionen in Belgien. Siehe unsere Datenschutzerklärung.
Wie schützt Workin meine Daten?
Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, strikte Trennung zwischen Unternehmen, obligatorische E-Mail-Bestätigung, Bot-Schutz (App Check), rollenbasierte Zugriffskontrolle. Konzipiert für die DSGVO und das nDSG.
Kann ich meine Daten exportieren oder löschen?
Ja: vollständiger Export im JSON-Format über « Mein Profil » und Kontolöschung (Recht auf Löschung nach DSGVO), unter Wahrung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Arbeitsrechts.
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